Cédric Prignitz
Service informatique, Administrateur système réseau
Plus qu’un simple besoin d’ERP
C’est au début des années 2010 que l’entreprise fait la connaissance de Symtrax. Alors à la recherche d’un ERP, Adova Group se met également en quête d’une solution permettant de faire du maquettage de rapports ainsi que de la modification de documents directement en sortie d’ERP.
Grâce à Compleo Hybrid, Adova Group réalise simplement et rapidement la mise en forme de ses documents en sortie d’AS/400. Puis en 2017, l’entreprise décide de changer de système et d’entamer une migration vers SAP, emmenant la solution avec elle.
Très vite, l’entreprise entrevoit les capacités de Compleo avec SAP, et en étend son usage en suivant les évolutions de la solution. D’abord, elle passe à l’automatisation de ses workflows, puis à la création de nouveaux modes de distribution des documents.
Simplicité, ergonomie et réactivité
A l’aide de différents modules de la suite Compleo, Adova réalise la mise en forme de ses documents, leur distribution automatique et leur archivage. La solution couvre ainsi le cycle de vie complet du document depuis sa création, jusqu’à son stockage.
A mesure que le nombre de documents traités augmente, l’utilisation du module Archivor de la solution Compleo Hybrid s’intensifie pour devenir l’unique outil d’archivage utilisé par l’entreprise. Grâce à Compleo, Adova traite une grande diversité de documents. Via la solution, ce sont plus de 6 000 factures, documents logistiques ou encore comptables qui transitent, soit entre 600 et 800 documents par jour. L’entreprise compte aujourd’hui dans ses archives près d’un million de documents. A terme, Adova souhaite étendre encore son utilisation de Compleo Hybrid à l’ensemble de ses processus numériques, comme depuis peu à sa facturation électronique, pour gagner en temps, en efficacité et surtout en ergonomie.
Aujourd’hui, tous les documents traités par Adova Group sont centralisés dans Compleo. L’entreprise a donc pu régulièrement échanger avec les équipes support Symtrax. Ces dernières ont toujours répondu présentes et fait preuve de réactivité dans leurs réponses aux éventuels problèmes auxquels Adova a pu faire face. Elles ont montré une grande disponibilité pour former annuellement les équipes Adova sur les nouvelles fonctionnalités et sur les dernières mises à jour de Compleo Hybrid, permettant ainsi à l’entreprise de tirer le meilleur parti de sa solution.
Les avantages de la solution
Compleo permet à Adova de traiter facilement ses documents, et de gagner un temps considérable au quotidien. Grâce à sa palette de modules « tout-en-un », les actions des collaborateurs Adova Group sont centralisées pour encore plus de flexibilité et de simplicité.
La solution simplifie la mise en forme des documents, l’archivage, et la mise en place de workflows. Avec Compleo, la consultation des documents – traités automatiquement – se fait directement dans SAP via une fenêtre pop-up sous forme de lien sécurisé. Les collaborateurs ne quittent par leur espace de travail ce qui leur évite de perdre du temps dans leurs actions quotidiennes.
Enfin, Compleo Hybrid permet à Adova Group de suivre avec précision ses flux documentaires. Grâce à la solution, ils sont en mesure d’obtenir des statistiques précises sur le nombre de documents dématérialisés mais aussi imprimés. En cas d’incident, il est également possible de déterminer exactement quels documents n’ont pas été traités et/ou envoyés. L’ensemble de ces fonctionnalités permettent à la direction du groupe de garder un suivi de toutes ses actions avec une grande simplicité.
Périmètre du projet
- Client depuis les années 2010
- D’abord, AS/400, puis migration vers SAP
- Types de documents traités : factures, rendez-vous de livraison, documents comptables, documents logistiques.
- Nombre de documents échangés : en moyenne 800 documents par jour
Bénéfices en bref
- Gain de temps dans le traitement des documents
- Réduction des coûts de traitement grâce à l’automatisation
- Suivi en temps réel et centralisation des actions quotidiennes
A propos Adova Group
Adova est un groupe industriel français de literie s’exportant à l’international. Leurs 5 sites de production sont basés exclusivement en France et emploient 850 collaborateurs. Acteur de l’économie locale, Adova Group revendique un savoir-faire français unique et soucieux de l’environnement.
